Подготовка сметной документации к экспертизе для проектировщиков и заказчиков из Рязани начинается с проверки комплектности. В пакете должны быть сводный сметный расчёт, объектные и локальные сметы, пояснительная записка, ведомости объёмов работ и обоснования цен. Сметчик сверяет перечень с составом проекта и отмечает, чего не хватает, ещё до подачи. Недостающий документ добавляется в комплект сразу, а не выясняется из замечаний эксперта. Заказчик получает перечень с отметками о том, что готово, что дополнено и что ожидает исходных данных. Если исходные данные неполны, список недостающих сведений собирается одним перечнем и направляется заказчику, чтобы работа не прерывалась на уточнениях. Состав проверяется и по форме: наименования разделов, нумерация, ссылки между сметами и сводным расчётом. Если какой-то раздел проекта ещё дорабатывается, сметы по нему помечаются как предварительные, и это видно в перечне.
Затем разбирается структура сводного сметного расчёта: главы, лимитированные затраты, прочие работы и затраты. Каждая строка должна иметь обоснование: норматив, расчёт или документ, на который она опирается. Строка без основания либо подкрепляется, либо снимается. Благодаря этому сводный расчёт читается без дополнительных пояснений, а итоговая сумма прослеживается до исходных данных. Эксперту не приходится восстанавливать логику расчёта самостоятельно. Отдельно оценивается, как в сводном расчёте распределены лимитированные затраты и учтены прочие работы, чтобы ни одна статья не оставалась без ссылки на основание. Если строка в сводном расчёте не совпадает с итогом локальной сметы, расхождение исправляется сразу, и проверка повторяется.
Результат экспертизы зависит от эксперта и от проекта, и обещать его нельзя. Задача подготовки другая: убрать предсказуемые замечания до подачи. К ним относятся неверно применённые коэффициенты, устаревшие индексы, расхождения между сметой и проектом, необоснованные цены. Каждый из этих пунктов проверяется отдельно, а итог фиксируется для заказчика, чтобы было видно, что исправлено и на каком основании. Такую проверку проводят до отправки комплекта, пока исправления вносятся спокойно и без привязки к срокам рассмотрения. Отвечать на замечания приходится и после подачи, но их остаётся меньше, и каждое из них касается существа расчёта, а не оформления. Предсказуемыми считаются и замечания по оформлению: единые наименования, ссылки на обоснования, согласованность итогов между документами комплекта.
Проверяется правильность применения ФСНБ-2022 и ресурсно-индексного метода, актуальность индексов и уровень цен для Рязанской области. При необходимости сметные файлы и сопутствующие документы готовятся в формате XML по актуальной схеме. Заказчик получает комплект, подготовленный к подаче, и перечень вопросов к проектировщику, если без его решения комплект закрыть нельзя. Все изменения вносятся с пометкой версии. Заказчик из Рязани и Рязанской области получает файлы в формате, который принимает выбранная им экспертиза, и пояснительную записку к итоговым расчётам. Перед передачей комплект просматривается целиком: суммы сводного расчёта сравниваются с итогами локальных и объектных смет.